Microsoft Project-এ Resource Over-allocation এবং Leveling প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। এই প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহৃত রিসোর্সগুলোর দক্ষতা বৃদ্ধি এবং সময়সীমার মধ্যে কাজ করার জন্য অত্যন্ত সহায়ক। রিসোর্সের অতিরিক্ত ব্যবহারের (Over-allocation) কারণে প্রজেক্টের কার্যক্রম বিঘ্নিত হতে পারে, এবং Leveling প্রক্রিয়া ব্যবহার করে এই সমস্যা সমাধান করা সম্ভব।
Resource Over-allocation (রিসোর্স অতিরিক্ত বরাদ্দ)
১. রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন কী?
রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন তখন ঘটে যখন এক বা একাধিক রিসোর্সের কাজের পরিমাণ তাদের উপলব্ধ সময়ের চেয়ে বেশি হয়ে যায়। উদাহরণস্বরূপ, যদি একজন রিসোর্সকে একদিনে ১৬ ঘণ্টা কাজ দিতে হয়, কিন্তু তার কর্মদিবস ৮ ঘণ্টা, তবে এটি অতিরিক্ত বরাদ্দ বা ওভার-অ্যালোকেশন হবে।
- ফলস্বরূপ: রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন হলে, তার কার্যক্ষমতা কমে যেতে পারে এবং প্রজেক্টের সময়সীমা বা বাজেটের ওপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।
২. রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন চিহ্নিত করা
Microsoft Project স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসোর্স ওভার-অ্যালোকেশন চিহ্নিত করে। এটি রিসোর্স নামের পাশে একটি লাল ত্রিভুজের মাধ্যমে প্রদর্শিত হয়, যা নির্দেশ করে যে ঐ রিসোর্স অতিরিক্ত কাজের মধ্যে রয়েছে।
- ওভার-অ্যালোকেশন চিহ্নিত করা:
- Gantt Chart বা Resource Usage ভিউতে গিয়ে রিসোর্সের নামের পাশে লাল ত্রিভুজ চিহ্নটি খুঁজুন।
- এই চিহ্নটি দেখালে, রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ বা কাজের চাপ সঠিকভাবে নির্ধারণ করা সম্ভব।
৩. রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দের প্রভাব
ওভার-অ্যালোকেশন রিসোর্সের কাজের গতি কমাতে পারে এবং এটি প্রজেক্টের অগ্রগতি ব্যাহত করতে পারে। রিসোর্স অতিরিক্ত কর্মভার ধারণ করলে তার উৎপাদনশীলতা কমে যেতে পারে, যার ফলে প্রজেক্টের সময়সীমা এবং খরচ বৃদ্ধি পায়।
Resource Leveling (রিসোর্স লেভেলিং)
১. রিসোর্স লেভেলিং কী?
Resource Leveling হল এমন একটি প্রক্রিয়া, যার মাধ্যমে রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ বা কাজের চাপ সমানভাবে বণ্টন করা হয়। এর উদ্দেশ্য হল, রিসোর্সকে এমনভাবে ব্যবহৃত করা যাতে তারা তাদের সম্পূর্ণ কর্মক্ষমতা অনুযায়ী কাজ করতে পারে এবং প্রজেক্টের সময়সীমা বজায় থাকে।
২. রিসোর্স লেভেলিং এর প্রয়োজনীয়তা
রিসোর্স লেভেলিং করা হলে, কাজের চাপ সমানভাবে ভাগ করা যায় এবং রিসোর্সের অতিরিক্ত চাপ কমানো সম্ভব হয়। এটি প্রজেক্টের নির্ধারিত সময়সীমায় সম্পন্ন করতে সহায়ক হয় এবং রিসোর্সের দক্ষতার সর্বোচ্চ ব্যবহার নিশ্চিত করে।
- ফলস্বরূপ: রিসোর্স লেভেলিং করলে, রিসোর্সের কাজের চাপ কমে যায়, তারা আরো কার্যকরভাবে কাজ করতে পারে, এবং প্রজেক্টের গুণগত মানও বৃদ্ধি পায়।
৩. রিসোর্স লেভেলিং কিভাবে কার্যকরীভাবে করা যায়?
Microsoft Project-এ রিসোর্স লেভেলিং করার জন্য কিছু টুলস এবং অপশন রয়েছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি কাজ করতে সাহায্য করে।
১. স্বয়ংক্রিয় লেভেলিং
Microsoft Project-এ আপনি Resource Leveling ফিচার ব্যবহার করে রিসোর্স লেভেলিং করতে পারেন। এটি আপনার রিসোর্সের কাজের চাপ অটোমেটিক্যালি সমানভাবে ভাগ করে দেয়।
- Resource Leveling প্রয়োগ করা:
- Resource মেনুতে গিয়ে Level Resource অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- একটি ডায়ালগ বক্স আসবে যেখানে আপনি কিভাবে লেভেলিং করতে চান তা নির্বাচন করতে পারবেন। এখানে কিছু অপশন রয়েছে, যেমন:
- Leveling Order: প্রথমে কোন টাস্কের কাজ করবেন তা নির্ধারণ করা।
- Level Within Available Slack: প্রজেক্টের স্ল্যাক টাইমের মধ্যে লেভেলিং করুন।
- Leveling Can Adjust Individual Assignments: একক রিসোর্সের বরাদ্দকেও সমন্বয় করা যাবে।
- OK বাটনে ক্লিক করার পর, Project স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসোর্স লেভেলিং প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবে এবং অতিরিক্ত রিসোর্স বরাদ্দ মুছে ফেলবে।
২. ম্যানুয়ালি লেভেলিং
যদি আপনি স্বয়ংক্রিয় লেভেলিং ব্যবহার না করতে চান, তবে আপনি ম্যানুয়ালি রিসোর্স লেভেলিং করতে পারেন। এতে আপনি নিজের হাতে টাস্ক এবং রিসোর্সের সময়সূচী পরিবর্তন করতে পারবেন।
- ম্যানুয়ালি লেভেলিং:
- আপনি Gantt Chart বা Resource Usage ভিউতে গিয়ে রিসোর্সের কাজের সময় ও বরাদ্দ পরিবর্তন করতে পারেন।
- অতিরিক্ত বরাদ্দ হলে, আপনি টাস্কের Start Date বা Finish Date পরিবর্তন করতে পারেন অথবা কাজের সময় (Duration) কমাতে পারেন।
রিসোর্স লেভেলিং এর সুবিধা
- সময়সীমা সংরক্ষণ: রিসোর্স লেভেলিং এর মাধ্যমে টাস্কের সময়সীমা পুনরায় নির্ধারণ করা হয়, যাতে সময়সূচী আরও বাস্তবসম্মত এবং সঠিক হয়।
- উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি: রিসোর্স লেভেলিংয়ের ফলে, রিসোর্স অতিরিক্ত চাপ না নিয়ে আরও কার্যকরভাবে কাজ করতে পারে, যা উৎপাদনশীলতা বাড়ায়।
- প্রজেক্টের সাফল্য নিশ্চিতকরণ: এটি প্রজেক্টের ঝুঁকি কমিয়ে আনে এবং সম্পূর্ণ প্রজেক্টের সাফল্য নিশ্চিত করে।
সারাংশ
Resource Over-allocation এবং Leveling দুটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার যা প্রজেক্টের কার্যক্রম সঠিকভাবে পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত হয়। রিসোর্সের অতিরিক্ত বরাদ্দ সমস্যার সৃষ্টি করতে পারে, তবে রিসোর্স লেভেলিং এর মাধ্যমে আপনি অতিরিক্ত কাজের চাপ সমানভাবে ভাগ করে একটি সুসংহত এবং সফল প্রজেক্ট পরিচালনা করতে পারবেন। Microsoft Project-এর অটোমেটিক এবং ম্যানুয়াল লেভেলিং ফিচার দুটি ব্যবহার করে রিসোর্সের কার্যক্ষমতা বৃদ্ধি করা সম্ভব।
Read more
